小松是一家知名全球的工程/矿山机械和压力机等产业机械制造企业，经过一个世纪的发展，小松的服务和经销商网络遍及全球各地，约 6 万名来自不同国家和种族的小松员工，正在朝着“创造新价值”的目标前进，而 Komatsu Australia（小松澳大利亚）[1] 团队正是其中以创新推动价值升级的代表团队之一。

与所有企业一样，小松澳大利亚每年都要向供应商发送和接收大量发票。对于每年要管理超过 52,000 张发票的零部件部门来说，繁琐的手动发票处理流程给他们带来了巨大压力。在使用 Power Automate 和 AI Builder 构建了一个机器人流程自动化（RPA）解决方案后，他们成功缓解了这些压力。以下，我们将为您详细分享小松澳大利亚团队如何在四周内，将他们手动和重复的发票流程自动化。

(资料图)

业务场景

零部件部门处理的发票涉及 259 家原始设备制造商（OEM）和供应商，一个由三人组成的发票处理小团队负责这项工作，他们需要审阅每张发票，将其与采购订单相匹配，然后将其上传到用于管理小松澳大利亚供应商和配送中心之间的零部件订单的 IBM AS400 主机系统中。

为了确保所有发票都能及时处理，不影响采购订单或下游流程，同时减轻发票处理团队的压力，他们先进行了 RPA 自动化试点。一家本地供应商被选为自动化发票修复流程的试点候选者。在自动化之前，发票处理团队会在 Outlook 共享邮箱中收到该供应商的 1100 多张 PDF 发票。

01、手动操作具体流程如下

发票处理团队会定期监控邮箱中新发票，并在收到后立即下载以进行处理。

审核每张发票，并将表头和行项目中的信息提取到使用 Excel 的 新 CSV 文件中。

分别下载采购订单报告以验证数据，并使用一系列 Excel 宏和 VLOOKUP 函数在 CSV 文件数据和报告数据之间进行三向匹配。

然后通过一个名为 eParts 的网络门户将 CSV 文件上传到他们的 IBM AS400 主机系统。然后在主机系统中处理每张发票，在发送到仓库管理系统进行货物收据（涉及将收到的货物与采购订单相匹配并为要拣选的订单生成装箱单）之前，添加如税收、包装和运费等附加费用。

这些复杂且耗时的人工操作流程意味着，面对全天候的大量供应商发票，三人组成的小团队很难跟上发票处理速度，既容易出现阅读发票和将数据输入系统的人为错误，也容易因为延迟处理影响仓库管理系统和下游流程，尤其在类似于财年末的年度发票处理高峰时期，问题更容易以高频率出现。

Power Automate 解决方案

为了减轻发票处理团队的压力，小松澳大利亚团队利用使用了 Power Automate 的无人值守自动化 [2]。无人值守可以让 Power Automate 桌面和云流程在后台完全自动化处理过程。它可以完全替代手动流程，包括从监控 Outlook 共享邮箱中的发票、验证发票与采购订单，到将发票输入主机系统以启动下游流程。

在四周内，澳大利亚小松公司业务技术和系统团队的数字解决方案架构师 Eric Cheng 开发并上线了无人值守 RPA 解决方案。同时还遵循了应用生命周期管理（ALM）最佳实践，为解决方案的开发、测试和企业部署设置了多个环境。

01、该解决方案利用 Power Automate 和 AI Builder 将发票处理与主机系统端到端自动化，具体如下

使用 Power Automate 自动化发票处理流程

02、Power Automate 云流程

云流程按计划运行并从 Outlook 共享邮箱中检索电子邮件。

当检索到满足条件的电子邮件时，云流程会下载附件中的 PDF 发票，并将其发送给 AI Builder 文档处理模型。

AI Builder 文档处理模型返回的结果保存到 SQL 数据库中。

云流程然后验证 SQL 数据库中的所有发票数据与 Azure Synapse 数据湖中的采购订单详细信息，包括供应商编号、采购订单行项目编号、零件编号等。

云流程接着触发一个桌面流程，创建一个发票数据的 CSV 文件，并将其加载到 IBM AS400 主机系统中。

云流程触发第二个桌面流程，将发票处理到 IBM AS400 主机系统中。这包括添加任何其它费用，如税收、运费、包装等。

最后，将处理后的发票存档到 SQL 数据库的单独表格中，以供审计进行历史查询。

03、AI Builder 文档处理

构建、训练和发布一个自定义文档处理 AI 模型。

用 10个 发票样本训练AI模型，准确率为 99%。

构建了一个自定义的 AI 生成器模型，用于分析和提取收到的 PDF 发票中的数据。Power Automate 云流程将提取的数据保存到 SQL 数据库中，然后执行相应的桌面流程。

04、Power Automate 桌面流程（1）

桌面流程查询 SQL 数据库并生成一个预定义模式的 CSV 文件。

桌面流程启动 Edge 浏览器，导航并登录到 eParts 网络门户。

桌面流程浏览 CSV 文件并将其上传到 eParts 网络门户。

左上：CSV 文件上传到 eParts 网络门户

右下：上传 CSV 文件的 Power Automate 桌面流程步骤

05、Power Automate 桌面流程（2）

桌面流程将打开一个终端窗口并登录到他们的零件主机系统。

桌面流程将遍历各种屏幕并输入数据作为发票处理过程的一部分。

桌面流程将生成并向相关负责人发送异常报告。

左上：主机系统的终端窗口，用于处理发票数据

右下：Power Automate 桌面流程步骤，用于在主机系统上输入数据

通过使用 Power Automate 和 AI Builder 对发票处理流程进行自动化，小松澳大利亚团队提高了发票处理速度、减少了人工需求，降低了出错率，并最终提高了整个供应链的效率。

收益显著

01、通过自动化发票处理流程，小松澳大利亚团队实现了几个关键的收益

自动化了 1200 张发票，涉及 1190 个 SKU，仅针对一家供应商每年预计可提高 300 小时的工作效率。

通过消除人工数据录入，减少了错误。

实现了 7×24 小时的发票处理效率。

释放了处理团队的 3 名成员的精力，使他们能够专注于监控流程和管理异常。

首批本地供应商发票流程自动化的成功实践，为该流程其余供应商的自动化提供了一个创新蓝图。通过将其应用于前三大 OEM，小松澳大利亚团队每月将节省 300 个小时。

“仅通过这一家供应商，我们每年自动化了 1000 多张发票，并实现了每年 300 小时的效率提升。”

– Eric Cheng

Komatsu Australia 数字解决方案架构师

更多经验分享

高级解决方案架构

以下是一个可用于支持零部件部门发票处理流程自动化的更高级别解决方案架构示意。Power Automate 桌面和云端流程协同完成端到端的自动化，AI Builder 执行将发票数据提取到 SQL 数据库。然后，所有发票数据将根据 Azure Synapse 数据湖中的采购订单数据进行验证，然后生成一个 CSV 文件上传到 eParts 门户，接着在用于管理零部件订单的 IBM AS400 主机系统中进行处理。

将 Power Automate 与零部件部门的发票处理中的 Power Platform 和 Azure 的几个服务相结合的高级解决方案架构

利用 Automation Kit 扩大投资回报率（ROI）

在发票处理 RPA 解决方案开发之前，业务技术和系统团队为自动化实现奠定了基础。对他们而言，建立一个基础以扩展 Power Automate 桌面和云端流程的自动化非常重要。在发票处理领域自动化实现成功应用后，他们正在扩大组织内 Power Automate 的使用范围。

Eric 和他的团队启用了 Automation Kit（原 Automation CoE Starter Kit [3]），以管理并跟踪自动化开发生命周期，其中：

内置的预测评分和 ROI 分析使团队能够量化地优先处理待办事项，并使用 Power BI 报告可视化自动化的健康状况和性能。

报告功能帮助团队为高级管理层构建业务案例，以便他们了解自动化为组织带来的价值。

实时跟踪指标并监控自动化，确保自动化流程操作高效且无问题。

使用 Power Automate CoE，优先处理自动化解决方案的待办事项，实时了解 ROI

“能够实时可视化 ROI 非常有益，因为它为每项自动化提供了量化的理由。这种能力使高级管理层能够看到自动化为业务带来的价值。”

– Eric Cheng

Komatsu Australia 数字解决方案架构师

面向未来-共同创造价值

01、全民开发者计划

作为“共同创造价值”计划的一部分，Eric 及其团队已开始在公司内建立他们自己的全民开发者社区。他们的第一批成员包括来自公司如配送中心、销售和运营等不同领域的 8 名员工，这些全民开发者之前没有开发软件解决方案的经验。他们在 Yammer 频道和 Teams 群组中设置了一个平台，鼓励全民开发者互动并通过讨论持续学习。

全民开发者使用 Microsoft Teams 和 Yammer 进行协作

全民开发者制作的 Power Apps 示例 1- 扫描和识别设备附件

作为行业领先的设备制造商和供应商，小松澳大利亚会收到许多供应商提供的设备零件，他们需要将这些零件运送至各个分支机构进行客户销售。其中一种设备零件是 Komatsu Genuine Attachments（KGA），如挖掘机和装载机的快速挂钩、斗或耐磨包。当配送中心收到这些 KGA 时，中心团队需要为“附件标签”编码，并将这些标签与 KGA 关联以进行库存管理。

新开发的 Power Apps 画布应用，使用内置的 NFC 标签读取器功能，使员工在扫描附件标签时可以识别分支机构的 KGA。此外，通过扫描 KGA，还可以快速将手头的库存与库存管理系统中的数据相比较。

示例 2- 更改新设备的目的地

商务经理需要在新设备离开 OEM 站点之前有效地更改进口口岸。使用 Power Apps 开发的移动应用程序，简化了此过程并为商务经理提供从手机更新目的地的灵活性。提交后，触发云端流程，自动通知物流团队并请求批准。根据提交类型，将处理两种不同的操作。

如果目的地更改为本地（同一国家），将生成电子邮件并通知商务经理。

如果目的地从一个国家更改为另一个国家，例如从澳大利亚更改为新西兰，则会向创建 OEM 采购订单的人发送一封电子邮件，通知他们已获得更改目的地的批准，需要为新国家创建一个新的采购订单，并取消 ERP 系统中的现有采购订单。

而对于已发生的每次目的地更改，都会记录在 SharePoint 列表中以保留更改历史。

02、在公司范围内扩展社区

小松澳大利亚的长期目标是推广他们的“共同创造价值”全民开发计划，以培养他们自己的无代码/低代码开发者社区。Eric 及其团队正在致力于建立适当的机制，以监控和支持全民开发者，确保他们的全民开发者计划不断发展。

“我们全民开发计划的很大一部分是创建和培育一个实践社区，因为在未来，支持这些解决方案的并不一定是 IT 部门，而是全民开发者自己和业务部门。”

– Eric Cheng

小松澳大利亚数字解决方案架构师

03、将 Power Platform 与 ALM 和监控最佳实践相结合

为支持团队用 Power Automate Desktop 进行 RPA 的长期发展，Eric 及其团队正在使用 Azure DevOps 建立他们的解决方案，用于应用生命周期管理（ALM）。ALM 已经在他们现有的许多代码优先的应用程序中得以实施，同样的最佳实践也将应用于他们的 Power Automate RPA 解决方案。这是为了确保在每个 RPA 解决方案上线之前都有审批和检查过程。他们还在使用另一个工具 Azure App Insights，来监控他们的企业应用程序，并计划将其与他们的 Power Automate RPA 解决方案结合起来。小松澳大利亚的长期目标是使用微软生态系统进行解决方案的开发、监控和治理，以实现全面数字化。

“我们可以看到能力的提升，Power Platform 的成熟度迅速提高 – 它为我们的组织带来了很多效益。”

– Matthew Baker

小松澳大利亚应用经理

小松澳大利亚的成功实践，也为我们说明了 RPA 技术在解决企业面临的繁琐和低效任务方面的潜力，我们可以清晰的看到，通过使用 Power Platform 和 RPA 解决方案，小松澳大利亚成功地实现了效率提升和业务流程的自动化。他们还通过全民开发计划培养了内部员工，以支持企业发展和创新。

展望未来，小松澳大利亚还将继续扩大其 RPA 解决方案的应用范围，以覆盖其他供应商和业务部门。基于这些自动化技术，小松澳大利亚正朝着成为一个更加数字化和自动化的创新型企业迈进。

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